Громадська організація «Фундація інституційного розвитку» (далі – Фундація) в межах проєкту «Професійна перекваліфікація у галузях логістики та транспорту для відновлення прифронтових регіонів», що реалізується у партнерстві з Міністерством з відновлення, інфраструктури та транспорту України за підтримки Програми «Партнерство за сильну Україну», яку фінансують уряди Великої Британії, Естонії, Канади, Норвегії, Фінляндії, Швейцарії та Швеції (далі – Проєкт), оголошує тендер на закупівлю послуг з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн-заходу «Оголошення початку проєкту “Професійна перекваліфікація у галузях логістики та транспорту для відновлення прифронтових регіонів”» в м. Одеса.
Строк проведення закупівлі: до 20:00 07 жовтня 2026 року.
Основні вимоги до змісту та обсягу послуг, що закуповуються (деталізацію вимог наведено в Додатку 1):
1. Предмет закупівлі: послуги з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн-заходу «Оголошення початку проєкту “Професійна перекваліфікація у галузях логістики та транспорту для відновлення прифронтових регіонів”» в місті Одеса.
Захід попередньо запланований на 10 листопада 2026 року, тривалість події – 3 години, орієнтовна кількість учасників – до 40 осіб.
2. Опис послуг, які необхідно надати в межах закупівлі (опис предмета закупівлі):
Послуги, що закуповуються, включають:
2.1. Оренду конференц-залу
Підрядник має запропонувати не менше трьох варіантів конференц-залів у м. Одесі для проведення заходу до 40 осіб, відповідно до вимог Замовника, визначених у Додатку 1.
Загальна тривалість оренди, включно з часом, необхідним для монтажу та демонтажу технічного і кейтерингового обладнання, має становити до 7 годин. Вартість оренди за весь зазначений період не повинна перевищувати 35 000 грн.
2.2. Технічне забезпечення заходу
Підрядник має забезпечити звукове обладнання, обладнання для демонстрації презентацій і проведення трансляції в Zoom, інженерно-технічний супровід заходу на локації, а також доставку, монтаж і демонтаж необхідного обладнання.
2.3. Закупівлю та виготовлення роздаткових матеріалів
Підрядник має забезпечити закупівлю та виготовлення таких роздаткових матеріалів:
- Брошура формату А5, кріплення на скобу, 4 сторінки (1 розворот), повноколірний друк на папері щільністю 200 г/м², матова ламінація soft-touch - 40 штук.
- Брендований бейдж на стрічці розміром 100 на 120 мм, з одним карабіном, глянцевою ламінацією та двостороннім друком - 40 штук.
- Пін - 40 штук. Учасник має запропонувати щонайменше два варіанти пінів з урахуванням тематики Проєкту із зазначенням матеріалу, розміру, способу нанесення зображення, типу кріплення, строку виготовлення та вартості.
2.4. Забезпечення кейтерингового обслуговування учасників заходу
Підрядник має забезпечити кейтерингове обслуговування 40 гостей у місці проведення заходу, а саме:
- Вітальна кава - 30 хв;
- Розширена кава-пауза - 30-60 хв;
- 40 пляшок негазованої та 20 пляшок газованої води об’ємом 0,5 л у скляній тарі.
Учасник має запропонувати щонайменше два варіанти меню для кожної кава-паузи відповідно до вимог Додатку 1 та надати окремим файлом повний асортимент кейтерингової компанії.
Гранична вартість кейтерингового обслуговування для 40 гостей не повинна перевищувати 50 000 грн. Зазначена вартість має включати вітальну каву, розширену кава-паузу, воду, доставку, монтаж і демонтаж, необхідні меблі, текстиль, посуд, роботу обслуговуючого персоналу та всі інші супутні витрати, крім агентської комісії.
2.5. Забезпечення фотозйомки події
Під час заходу підрядник має забезпечити:
- повний фотозвіт із заходу, зокрема фото реєстрації учасників, виступів спікерів, панельної дискусії, неформального спілкування, групові та індивідуальні фотографії;
- роботу професійного фотографа протягом усього заходу (не менше 3 годин);
- базову ретуш та обробку фотографій;
- передання організаторам щонайменше 150 якісних фото у цифровому форматі (JPG, висока роздільна здатність);
- фото передаються через Google Drive у двох форматах: для публікацій у цифрових каналах (web-версія) та для архівного зберігання (повна роздільна здатність). Щонайменше 30 відібраних і базово оброблених фото (світло/колір) мають бути передані в день проведення заходу протягом 6 годин після завершення зйомки, решта - протягом одного робочого дня після його завершення.
2.6. Послуги супроводу заходу командою учасника
Підрядник забезпечує попередню комунікацію з учасниками щодо підтвердження їхньої участі, часу і місця проведення заходу, особливостей проходу до локації та організаційних питань, ведення актуального списку підтверджених учасників, а під час події підрядник має забезпечити роботу на локації одного менеджера та щонайменше двох адміністраторів, що надаватимуть наступні послуги:
- реєстрація учасників у день проведення заходу;
- координація роботи технічного персоналу, фотографа та кейтерингової компанії;
- організаційна координація переходу та продовження заходу в укритті (за потреби);
- оперативне вирішення поточних організаційних питань.
2.7. Забезпечення проживання команди замовника та гостей заходу.
Підрядник має забезпечити проживання 6 гостей в одномісних номерах категорії “стандарт” або аналогічної категорії (включно зі сніданком) протягом однієї ночі з 9 на 10 листопада 2026 року.
Вартість одномісного номера зі сніданком не повинна перевищувати 2800 грн за одну ніч.
Учасник має надати щонайменше 3 варіанти готелів, що відповідають вимогам Додатку 1. Щодо кожного з варіантів готелів необхідно зазначити назву та адресу готелю, категорію номера, перелік послуг, включених у вартість, умови раннього заселення, час стандартного заселення і виселення, умови скасування бронювання.
2.8. Забезпечення компенсації витрат на проїзд команди Замовника та гостей заходу
Підрядник має забезпечити проїзд команди Замовника та гостей заходу (загалом до 15 осіб) - до Одеси та у зворотному напрямку з міст Київ, Харків, Дніпро та Запоріжжя. Послуга передбачає придбання квитків або відшкодування їхньої вартості на підставі наданих підтвердних документів (купе, плацкарт, інтерсіті 2 клас, автобус).
Відшкодування вартості квитків здійснюється в розмірі фактично понесених і документально підтверджених витрат у межах граничної суми 36 000 грн.
3. Строк надання послуг: у період з дати укладення договору до 30 листопада 2026 року.
4. Основні вимоги до кандидата/тки:
- спроможність забезпечити проведення заходу відповідно до технічних вимог Замовника, викладених у Додатку 1;
- наявність досвіду виконання аналогічних закупівель та надання аналогічних послуг протягом 2024–2026 років;
- наявність команди для супроводу заходу (менеджер та щонайменше два адміністратори) з релевантним досвідом;
- наявність професійного фотографа з портфоліо за 2025–2026 роки, що містить приклади зйомки ділових заходів у приміщеннях зі складним або недостатнім освітленням.
5. Інші вимоги:
Запропоновані конференц-зали та готелі не повинні належати до мереж Reikartz, Optima чи Premier.
Учасник повинен у Формі цінової пропозиції підтвердити, що при наданні послуг за результатами цього тендеру не використовуватиме обладнання чи послуги компаній Huawei Technologies Company, ZTE Corporation, Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikvision Digital Technology Company та Dahua Technology Company, у тому числі як субпідрядник.
Тендерна пропозиція має бути підготована українською мовою.
До участі у закупівлі допускаються лише учасники, які не є платниками ПДВ (не зареєстровані у Реєстрі платників ПДВ). З огляду на особливості фінансування Проєкту, який реалізується за рахунок грантових коштів, оплата за надані послуги здійснюватиметься в гривнях (без ПДВ) на умовах 100% постоплати протягом 30 календарних днів після підписання Акту наданих послуг та отримання підписаного рахунку. Авансування не передбачається. Платежі постачальникам, необхідні до проведення заходу, учасник здійснює самостійно.
Детальний опис послуг та критеріїв оцінювання пропозицій наведено в Додатку 1 - https://surl.li/gzzkdn
Форма цінової пропозиції (Додаток 2) для заповнення - https://surli.cc/heoupp
У комерційній пропозиції учасник має окремо зазначити розмір агентської комісії та податків. Їх сукупний розмір не повинен перевищувати 11% вартості всіх послуг і супутніх витрат.
Зацікавленим сторонам необхідно підготувати свою тендерну пропозицію, в складі якої учасник має надати в електронному вигляді наступні документи:
- Заповнену українською мовою та підписану Форму цінової пропозиції (Додаток 2) в форматі PDF;
- Копію свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або ФОП, або Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань в форматі PDF;
- Пропозиції щодо варіантів конференц-залів, технічного забезпечення, готелів, кейтерингового обслуговування (меню) та пінів;
- Портфоліо фотографа;
- Повний асортимент кейтерингової компанії у форматах PDF та Excel;
- Портфоліо з переліком аналогічних заходів, проведених у м. Одеса протягом 2024–2026 років, із зазначенням їх кількості, формату та масштабу (за наявності);
- Рекомендації від попередніх клієнтів у форматі PDF (за наявності).
- Копія витягу з реєстру платників єдиного податку.
Учасники, які не нададуть вказані обовʼязкові документи, будуть дискваліфіковані.
Участь у процедурі закупівлі допускається лише за умови відсутності конфлікту інтересів. У разі встановлення факту наявності конфлікту інтересів з боку учасника, така пропозиція підлягає автоматичній дискваліфікації.
У випадку вашої зацікавленості, просимо надсилати тендерні пропозиції з моменту оголошення тендеру до 20:00 07 жовтня 2026 року на електронну адресу: tender@fid4ua.com з темою листа «PFRU. Тендер на закупівлю послуг з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу заходу в межах проєкту “Професійна перекваліфікація у галузях логістики та транспорту для відновлення прифронтових регіонів”».
Надсилаючи пропозиції електронною поштою, переконайтеся, що вони підписані, відправляються у відповідному форматі (PDF, Excel) та не містять вірусів чи пошкоджень.
Звертаємо увагу на те, що Фундація не несе відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою та подачею постачальником пропозиції, незалежно від результату або способу проведення процесу відбору. Фундація залишає за собою право обрати одного, декількох, або жодного підрядника в межах закупівлі.
Контактна інформація:
Відповідальною особою за проведення тендеру є Олександра Захарченко, експерт з юридичного супроводу та закупівель проєкту «Професійна перекваліфікація у галузях логістики та транспорту для відновлення прифронтових регіонів», що реалізується ГО «Фундація інституційного розвитку».
У разі виникнення додаткових запитань або необхідності отримання уточнень щодо умов закупівлі, просимо звертатися за електронною адресою: tender@fid4ua.com (звернення виключно у письмовому вигляді) до 17.00 06 жовтня 2026 року.
Дякуємо за увагу! Чекаємо на ваші пропозиції.
