Громадська організація «Фундація інституційного розвитку» (далі – Фундація) в межах проєкту «Розширення професійного потенціалу жінок у сфері пасажирського транспорту» (She Drives, phase 2), що реалізується у партнерстві зі структурою ООН Жінки, оголошує тендер на закупівлю послуг послуг з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритих офлайн тренінгів у м. Львів протягом 26-27 жовтня та 28-29 жовтня за наступними лотами закупівлі:
- Лот 1 - послуги з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн тренінгу “Покращення умов праці на транспортних підприємствах: доброчесність, дотримання нормативних вимог, рівність і безпека” (для представників 5 пілотних муніципальних і приватних транспортних підприємств) в м. Львів протягом 26-27 жовтня 2026 року
- Лот 2 - послуги з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн тренінгу “Покращення умов праці на транспортних підприємствах: доброчесність, дотримання нормативних вимог, рівність і безпека” (для представників муніципальних та приватних транспортних підприємств з усіх регіонів України) в м. Львів протягом 28-29 жовтня 2026 року
Надалі за текстом наведено Лоти, за якими здійснюється закупівля. Учасник тендеру має право: подати пропозицію на один або всі Лоти одночасно. Замовник має право визначити переможця окремо по кожному Лоту. Це означає, що за результатами тендеру може бути обрано одного або кількох Виконавців.
Строк проведення закупівлі: до 12:00 20 жовтня 2026 року.
ЛОТ 1. Послуги з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн тренінгу в м. Львів протягом 26-27 жовтня 2026 року
Основні вимоги до змісту та обсягу послуг, що закуповуються (деталізацію вимог наведено в Додатку 1):
1. Предмет закупівлі: послуги з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн тренінгу “Покращення умов праці на транспортних підприємствах: доброчесність, дотримання нормативних вимог, рівність і безпека” (для представників 5 пілотних муніципальних і приватних транспортних підприємств) в м. Львів протягом 26-27 жовтня 2026 року.
Місце проведення заходу: м. Львів.
Попередні дати проведення заходу: 26 та 27 жовтня 2026 року.
Тривалість заходу: 8 годин щодня.
Орієнтовна кількість учасників: до 44 осіб загалом протягом двох днів, з розрахунку до 22 учасників щодня.
2. Опис послуг, які необхідно надати в межах закупівлі (опис предмета закупівлі):
Послуги, що закуповуються, включають:
2.1. Оренду конференц-залу
Виконавець повинен запропонувати конференц-зал у м. Львові зі зручною логістичною доступністю та облаштованим укриттям.
Конференц-зал має бути сучасним, вміщувати щонайменше 20-25 осіб із розсадкою так, щоб можна було формувати команди учасників (кілька невеликих столів). Зал має бути забезпечений екраном, проєктором, 2 фліпчартами, і необхідними меблями. Поруч із конференц-залом мають бути передбачені зони для гардероба та кейтерингу. Обслуговування гардероба забезпечується локацією.
Загальна тривалість оренди, включно з часом, необхідним для монтажу та демонтажу технічного і кейтерингового обладнання, має становити до 9 годин 26 та 27 жовтня 2026 р. Вартість оренди за весь зазначений період не повинна перевищувати 60 000 грн.
2.2. Технічне забезпечення заходу
Виконавець має забезпечити звукове обладнання обладнання для демонстрації презентацій, інженерно-технічний супровід заходу на локації, а також доставку, монтаж і демонтаж необхідного обладнання, відповідно до вимог Замовника.
2.3. Закупівлю та виготовлення роздаткових матеріалів
Виконавець має забезпечити закупівлю та виготовлення таких роздаткових матеріалів:
- Брендований бейдж на стрічці розміром 100 на 120 мм, з одним карабіном, глянцевою ламінацією та двостороннім друком - 24 штуки.
- Блокнот формату А5 (148 × 210 мм) на металевій пружині, розташованій ліворуч уздовж довгого краю. Обкладинка та титульний аркуш – з індивідуальним дизайном і повноколірним друком. Внутрішній блок – 20 аркушів білого офсетного паперу щільністю 80 г/м², без розмітки та друку – 24 штуки;
- Ручка кулькова з кнопковим механізмом, з білим пластиковим корпусом і затискачем для кріплення. Колір чорнила – синій. Ручка має забезпечувати рівномірне письмо без пропусків і підтікання чорнила – 24 штуки;
- Маркери для фліпчарту (чорн., син., зел., черв.) - 6 шт.;
- Папір для фліпчарту (ватмани) - 20 штук;
- Друк Сертифікатів формату А4, повноколірний друк. Папір – матовий крейдований, щільність 250–300 г/м². Друк односторонній. Формат – 210 × 297 мм. Сертифікат має містити назву проєкту, ПІБ учасниці/учасника, назву навчання або заходу, дату, підписи відповідальних осіб та логотипи партнерів. Дизайн надає Замовник - 24 штуки.
2.4. Забезпечення кейтерингового обслуговування учасників заходу
Виконавець має забезпечити кейтерингове обслуговування учасників заходу в місці його проведення протягом двох днів:
- 26 жовтня — для 22 гостей;
- 27 жовтня — для 22 гостей.
Кейтерингове обслуговування має включати:
- Вітальна кава - по 30 хвилин кожна (одна - 26 жовтня та одна 27 жовтня);
- Дві кава-перерви - по 30 хвилин кожна (дві - 26 жовтня та дві - 27 жовтня);
- Обід (26 та 27 жовтня).
- Загальна кількість води на два дні - 48 пляшок об’ємом 0,5 л, з них 24 пляшки негазованої та 24 пляшки газованої води.
Гранична вартість кейтерингового обслуговування для 44 гостей не повинна перевищувати 90 000 грн на два дні. Зазначена вартість має включати вітальну каву, кава-паузу, воду, доставку, монтаж і демонтаж, необхідні меблі, текстиль, посуд, роботу обслуговуючого персоналу та всі інші супутні витрати, крім агентської комісії.
2.5. Послуги супроводу заходу командою учасника
Виконавець забезпечує попередню комунікацію з учасниками щодо підтвердження їхньої участі, часу і місця проведення заходу, особливостей проходу до локації та організаційних питань, ведення актуального списку підтверджених учасників, а під час події виконавець має забезпечити роботу на локації одного менеджера, що надаватиме наступні послуги:
- реєстрація учасників у день проведення заходу;
- координація роботи технічного персоналу, залученого Замовником фотографа та кейтерингової компанії;
- організаційна координація переходу та продовження заходу в укритті (за потреби);
- оперативне вирішення поточних організаційних питань.
2.6. Забезпечення проживання команди замовника та гостей заходу
Виконавець має забезпечити:
- проживання двох членів членів команди в одномісних номерах категорії “стандарт” або аналогічної категорії (включно зі сніданком) протягом двох ночей з 25 на 27 жовтня 2026 року;
- проживання орієнтовно 20 гостей в одномісних номерах категорії “стандарт” або аналогічної категорії (включно зі сніданком) протягом однієї ночі з 26 на 27 жовтня 2026 року.
2.7. Компенсація витрат на проїзд команди Замовника та гостей заходу
Виконавець має забезпечити проїзд команди Замовника та гостей заходу (загалом до 20 осіб) - до Львова та у зворотному напрямку з міст Київ, Хмельницький, Запоріжжя та інших регіонів України. Послуга передбачає придбання квитків або відшкодування їхньої вартості на підставі наданих підтвердних документів (купе, плацкарт, інтерсіті 2 клас, автобус).
Відшкодування вартості квитків здійснюється в розмірі фактично понесених і документально підтверджених витрат у межах граничної суми 40 000 грн.
Детальний опис послуг та критеріїв оцінювання пропозицій наведено в Додатку 1 - https://docs.google.com/document/d/1692AsUfdzb03or1VSzpFRwPWLTJAVFn6/edit?usp=sharing&ouid=112849512229747031222&rtpof=true&sd=true
Зацікавленим сторонам необхідно підготувати свою цінову пропозицію, заповнивши Додаток 2 -https://docs.google.com/document/d/1oL3OR6X7nepB7TEOcgvB4RT2KmimRMAB/edit?usp=sharing&ouid=112849512229747031222&rtpof=true&sd=true
3. Фактичний строк надання послуг: у період з дати укладення договору до 27 жовтня 2026 року (включно).
4. Строк на який пропонується укласти договір: до 30 листопада 2026 року.
ЛОТ 2.
Послуги з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн тренінгу в м. Львів протягом 28-29 жовтня 2026 року
Основні вимоги до змісту та обсягу послуг, що закуповуються (деталізацію вимог наведено в Додатку 1):
1. Предмет закупівлі: послуги з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн тренінгу “Покращення умов праці на транспортних підприємствах: доброчесність, дотримання нормативних вимог, рівність і безпека” (для представників муніципальних та приватних транспортних підприємств з усіх регіонів України) в м. Львів протягом 28-29 жовтня 2026 року.
Місце проведення заходу: м. Львів.
Попередні дати проведення заходу: 28 та 29 жовтня 2026 року.
Тривалість заходу: 8 годин щодня.
Орієнтовна кількість учасників: до 44 осіб загалом протягом двох днів, з розрахунку до 22 учасників щодня.
2. Опис послуг, які необхідно надати в межах закупівлі (опис предмета закупівлі):
Послуги, що закуповуються, включають:
2.1. Оренду конференц-залу
Виконавець повинен запропонувати конференц-зал у м. Львові зі зручною логістичною доступністю та облаштованим укриттям.
Конференц-зал має бути сучасним, вміщувати щонайменше 20-25 осіб із розсадкою так, щоб можна було формувати команди учасників (кілька невеликих столів). Зал має бути забезпечений екраном, проєктором, 2 фліпчартами, і необхідними меблями. Поруч із конференц-залом мають бути передбачені зони для гардероба та кейтерингу. Обслуговування гардероба забезпечується локацією.
Загальна тривалість оренди, включно з часом, необхідним для монтажу та демонтажу технічного і кейтерингового обладнання, має становити до 9 годин 28 та 29 жовтня 2026 р. Вартість оренди за весь зазначений період не повинна перевищувати 60 000 грн.
2.2. Технічне забезпечення заходу
Виконавець має забезпечити звукове обладнання обладнання для демонстрації презентацій, інженерно-технічний супровід заходу на локації, а також доставку, монтаж і демонтаж необхідного обладнання, відповідно до вимог Замовника.
2.3. Закупівлю та виготовлення роздаткових матеріалів
Виконавець має забезпечити закупівлю та виготовлення таких роздаткових матеріалів:
- Брендований бейдж на стрічці розміром 100 на 120 мм, з одним карабіном, глянцевою ламінацією та двостороннім друком - 24 штуки.
- Блокнот формату А5 (148 × 210 мм) на металевій пружині, розташованій ліворуч уздовж довгого краю. Обкладинка та титульний аркуш – з індивідуальним дизайном і повноколірним друком. Внутрішній блок – 20 аркушів білого офсетного паперу щільністю 80 г/м², без розмітки та друку – 24 штуки;
- Ручка кулькова з кнопковим механізмом, з білим пластиковим корпусом і затискачем для кріплення. Колір чорнила – синій. Ручка має забезпечувати рівномірне письмо без пропусків і підтікання чорнила – 24 штуки;
- Маркери для фліпчарту (чорн., син., зел., черв.) - 6 шт.;
- Папір для фліпчарту (ватмани) - 20 штук;
- Друк Сертифікатів формату А4, повноколірний друк. Папір – матовий крейдований, щільність 250–300 г/м². Друк односторонній. Формат – 210 × 297 мм. Сертифікат має містити назву проєкту, ПІБ учасниці/учасника, назву навчання або заходу, дату, підписи відповідальних осіб та логотипи партнерів. Дизайн надає Замовник - 24 штуки.
2.4. Забезпечення кейтерингового обслуговування учасників заходу
Виконавець має забезпечити кейтерингове обслуговування учасників заходу в місці його проведення протягом двох днів:
- 28 жовтня — для 22 гостей;
- 29 жовтня — для 22 гостей.
Кейтерингове обслуговування має включати:
- Вітальна кава - по 30 хвилин кожна (одна - 28 жовтня та одна 29 жовтня);
- Дві кава-перерви - по 30 хвилин кожна (дві - 28 жовтня та дві - 29 жовтня);
- Обід (28 та 29 жовтня).
- Загальна кількість води на два дні - 48 пляшок об’ємом 0,5 л, з них 24 пляшки негазованої та 24 пляшки газованої води.
Гранична вартість кейтерингового обслуговування для 44 гостей не повинна перевищувати 90 000 грн на два дні. Зазначена вартість має включати вітальну каву, кава-паузу, воду, доставку, монтаж і демонтаж, необхідні меблі, текстиль, посуд, роботу обслуговуючого персоналу та всі інші супутні витрати, крім агентської комісії.
2.5. Послуги супроводу заходу командою учасника
Виконавець забезпечує попередню комунікацію з учасниками щодо підтвердження їхньої участі, часу і місця проведення заходу, особливостей проходу до локації та організаційних питань, ведення актуального списку підтверджених учасників, а під час події виконавець має забезпечити роботу на локації одного менеджера, що надаватиме наступні послуги:
- реєстрація учасників у день проведення заходу;
- координація роботи технічного персоналу, залученого Замовником фотографа та кейтерингової компанії;
- організаційна координація переходу та продовження заходу в укритті (за потреби);
- оперативне вирішення поточних організаційних питань.
2.6. Забезпечення проживання команди замовника та гостей заходу
Виконавець має забезпечити:
- проживання двох членів членів команди в одномісних номерах категорії “стандарт” або аналогічної категорії (включно зі сніданком) протягом двох ночей з 27 на 29 жовтня 2026 року;
- проживання орієнтовно 20 гостей в одномісних номерах категорії “стандарт” або аналогічної категорії (включно зі сніданком) протягом однієї ночі з 28 на 29 жовтня 2026 року.
2.7. Компенсація витрат на проїзд команди Замовника та гостей заходу
Виконавець має забезпечити проїзд команди Замовника та гостей заходу (загалом до 20 осіб) - до Львова та у зворотному напрямку з міст Київ, Хмельницький, Запоріжжя та інших регіонів України. Послуга передбачає придбання квитків або відшкодування їхньої вартості на підставі наданих підтвердних документів (купе, плацкарт, інтерсіті 2 клас, автобус).
Відшкодування вартості квитків здійснюється в розмірі фактично понесених і документально підтверджених витрат у межах граничної суми 40 000 грн.
Детальний опис послуг та критеріїв оцінювання пропозицій наведено в Додатку 1 - https://docs.google.com/document/d/1w8aoPDj1ZxRRnmZuOQL6y1X2PysyCZhH/edit?usp=sharing&ouid=112849512229747031222&rtpof=true&sd=true
Зацікавленим сторонам необхідно підготувати свою цінову пропозицію, заповнивши Додаток 2 - https://docs.google.com/document/d/12cQNS9GVijat-g1ei2lzj31tMFotlmKz/edit?usp=sharing&ouid=112849512229747031222&rtpof=true&sd=true
3. Фактичний строк надання послуг: у період з дати укладення договору до 29 жовтня 2026 року (включно).
4. Строк на який пропонується укласти договір: до 30 листопада 2026 року.
Інші вимоги:
Тендерна пропозиція має бути підготована українською мовою.
Звертаємо увагу учасників тендеру, що оплата наданих послуг відбуватиметься на умовах 100% оплати за фактом надання послуг. Описані умови будуть відображені в укладеному договорі.
Зацікавлені сторони повинні підготувати цінову пропозицію шляхом заповнення Додатку 2 окремо для кожного Лота.
У складі своєї тендерної пропозиції Учасник закупівлі повинен надати в електронному (сканованому) вигляді документи та інформацію, передбачені вимогами Додатка 1 кожного Лота цього Оголошення.
Якщо Учасник подає тендерну пропозицію на декілька Лотів, він готує:
1) один пакет загальних документів, до якого входять:
- Копію свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або ФОП, або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців у форматі PDF;
- Портфоліо з переліком аналогічних заходів, проведених протягом 2024-2026 років із зазначенням їхньої кількості, формату, масштабу, міста проведення (у м.Львові протягом 2024–2026 років - за наявності);
- Рекомендації від попередніх клієнтів у форматі PDF (за наявності);
- Копія витягу з реєстру платників єдиного податку (за наявності)
2) окремий кошторисний розрахунок вартості проведення заходу (за бажанням, окремо за відповідними Лотами);
3) окремий Додаток 2 – для кожного Лоту, на який подається пропозиція (повинен бути заповнений українською мовою згідно з встановленою формою, підписаний уповноваженою особою Учасника та поданий у форматі PDF);
4) пропозиція конференц-залу, готелю, номерів, кейтерингового обслуговування, страв (із наданням фото та іншої інформації, не зазначеної у формі цінової пропозиції) за відповідним Лотом (якщо для різних лотів передбачено різні варіанти);
5) повний асортимент кейтерингової компанії у форматі PDF або Excel за відповідним Лотом (якщо для різних лотів передбачено залучення різних кейтерингових компаній).
Учасники, які не нададуть вказані документи, будуть дискваліфіковані.
Участь у процедурі закупівлі допускається лише за умови відсутності конфлікту інтересів. У разі встановлення факту наявності конфлікту інтересів з боку учасника, така пропозиція підлягає автоматичній дискваліфікації.
До укладення договору Переможець тендеру повинен надати в електронному вигляді копію статуту (у останній редакції) та копію документа, що підтверджує повноваження особи на укладення договору.
У випадку вашої зацікавленості, просимо надсилати тендерні пропозиції з моменту оголошення тендеру до 12:00 20 жовтня 2026 року на електронну адресу: tender@fid4ua.com з темою листа: «She Drives. Тендер на закупівлю послуг з організаційного, логістичного та матеріально-технічного супроводу відкритого офлайн тренінгу в м. Львів. Лот ___ (вказати номер(и) Лоту(ів)».
Надсилаючи пропозиції електронною поштою, переконайтеся, що вони підписані, відправляються у форматі *.pdf. Копії документів, що додаються до пропозиції, повинні бути у форматі .pdf і не містити вірусів чи пошкоджень.
Звертаємо увагу на те, що Фундація не несе відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою та подачею постачальником пропозиції, незалежно від результату або способу проведення процесу відбору. Фундація залишає за собою право обрати одного, декількох, або жодного підрядника в межах закупівлі.
Відповідальною особою за проведення тендеру є юридичний радник проєкту Олександра Захарченко. Зацікавлені сторони, можуть ставити уточнюючі запитання за адресою: tender@fid4ua.com до 15:00 19 жовтня 2026 року.
Дякуємо за увагу! Чекаємо на ваші пропозиції!
