Громадська організація «Фундація інституційного розвитку» (далі – Фундація) втілює проєкт «Керуй змінами: програма розвитку жіночого лідерства у транспортній сфері», який реалізується в партнерстві з Міністерством розвитку громад та територій України за підтримки Міжнародного транспортного форуму при Організації економічного співробітництва та розвитку (ОЕСР). Деталі проєкту ви знайдете за посиланням: https://surl.li/ocjavh
У межах проєкту Фундація оголошує тендер на закупівлю послуг з організації та матеріально-технічного супроводу фінального дводенного заходу проєкту.
Фундація зацікавлена у співпраці з професійними агентствами, які мають досвід організації подібних заходів та можуть запропонувати ефективні й креативні рішення. Під час оцінювання пропозицій буде враховано не лише вартість, але й якість запропонованих рішень, досвід команди та відповідність пропозиції технічним вимогам.
Основні вимоги до змісту та обсягу послуг, що закуповуються (деталізацію вимог ви знайдете в Додатку 1).
Захід відбудеться в місті Київ у квітні 2026 року (попередньо 16-17.04.2026), орієнтовна кількість учасників до 50 осіб. Програма включатиме виступи спікерів, проведення панельної дискусії та воркшопу, та презентація проєктів учасниць. Детальний порядок денний буде надано обраному підряднику.
Основні складові закупівлі.
1. Оренда конференц-залу.
Пошук локації для заходу та домовленість щодо вартості оренди веде замовник. Обраний підрядник оплачує послуги за домовленою ціною. Закладіть вартість 60 000 грн за обидва дні.
2. Забезпечення учасників заходу проживанням (одна ніч).
У межах комерційної пропозиції надайте розрахунок відповідно до зазначених вимог.
3. Забезпечення виїзного кейтерингу для учасників заходу (кейтеринг з нуля).
У межах комерційної пропозиції надайте варіанти з розрахованою вартістю:
1 день (35 осіб): велкам-кава + кава-брейк
2 день (45 осіб): велкам-кава + фуршет.
4. Трансфер.
В межах комерційної пропозиції закладіть в бюджет 33 000 грн на цю статтю.
5. Роздатки (велкам набори, бейджі, друк сертифікатів та банера).
У межах комерційної пропозиції закладіть в бюджет 35 000 грн на цю статтю та запропонуйте нестандартні варіанти велкам-наборів з розрахованою вартістю.
6. Послуги офлайн супроводу заходу
У межах комерційної пропозиції закладіть у бюджет вартість послуг 1 менеджера та двох адміністраторів на обидва дні.
7. Забезпечення фотозйомки.
У межах комерційної пропозиції закладіть вартість послуги фотографа на один день (4 години) відповідно до визначених критеріїв та зазначте параметри обладнання.
8. Технічне забезпечення.
У межах комерційної пропозиції закладіть у бюджет 30 000 грн на цю статтю.
9. Закладіть 10% на непередбачені витрати.
Використання коштів на непередбачені витрати здійснюється лише за попереднім погодженням із Замовником.
10. Закладіть комісію агенції.
Учасник зазначає вартість послуг сторонніх постачальників (готель, кейтеринг, роздатки, фотозйомка тощо) за фактичними цінами постачальників. Агентська винагорода має бути відображена виключно у позиції «Комісія агентства».
Детальний опис послуг та критеріїв оцінювання пропозицій наведено в Додатку 1. Зацікавленим сторонам необхідно підготувати свою цінову пропозицію, заповнивши Додаток 2.
Додаток 1 – https://surl.li/nexwtg
Додаток 2 – https://surl.lu/exhemf
У складі своєї комерційної пропозиції учасник має надати в електронному (сканованому) вигляді наступні документи:
- Додаток 2 (Заповнена українською мовою за затвердженою формою та підписана форма пропозиції) в форматі PDF;
- Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або ФОП, або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців у форматі PDF;
- Пропозиції з варіантами готелів, наповнення кейтерингу, велкам-наборів та їхньою вартістю;
- Портфоліо з переліком та кількістю проведених аналогічних заходів у 2025 році у форматі PDF;
- Склад команди, яка буде залучена до організації заходу, із зазначенням ролей та досвіду;
- Портфоліо робіт фотографа;
- Рекомендації від попередніх клієнтів у форматі PDF (за наявності).
Учасники, які не нададуть вказані документи, будуть дискваліфіковані.
Інші умови закупівлі.
З огляду на особливості фінансування Проєкту, який реалізується коштом грантових коштів, оплата за надані послуги буде здійснюватись на умовах 100% постоплати в травні 2026 року.
Умови оплати послуг Виконавця, включаючи порядок, розмір і строки розрахунків, будуть відображені в договорі з переможцем тендеру.
Участь у процедурі закупівлі допускається лише за умови відсутності конфлікту інтересів. У разі встановлення факту наявності конфлікту інтересів з боку учасника, така пропозиція підлягає автоматичній дискваліфікації.
Крім того, учасники, які внесені до переліку осіб, позбавлених права участі у контрактах, грантах або інших угодах, відповідно до інформації, оприлюдненої на офіційному урядовому порталі США SAM.gov, підлягають автоматичній дискваліфікації від участі у тендері.
До укладення договору Переможець тендеру повинен надати копії завірених в установленому порядку документів згідно з цим оголошенням: копію статуту (в останній редакції для юридичних осіб), копія виписки з ЄДР юридичних та фізичних осіб підприємців та копію документів, що підтверджують повноваження особи на укладення договору.
У випадку вашої зацікавленості, просимо надсилати комерційні пропозиції з моменту оголошення тендеру до 20:00, 19.03.2026 року на електронну адресу: tender@fid4ua.com з темою листа «Тендер на закупівлю послуг з організації та матеріально-технічного супроводу фінального заходу проєкту “Керуй змінами”».
Надсилаючи пропозиції електронною поштою, переконайтеся, що вони підписані. Усі документи повинні бути подані в форматі PDF, не містити вірусів чи пошкоджень.
Звертаємо увагу на те, що Фундація не несе відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою та подачею постачальником пропозиції, незалежно від результату або способу проведення процесу відбору. Фундація залишає за собою право обрати переможця або скасувати закупівлю без визначення переможця.
